Inserimento nuova pesata/carico di olive (Guida completa)

L’operazione per la quale il frantoio prende in carico le olive acquistate, proprie o di un soggetto terzo (olivicoltore, commerciante di olive, ecc…), con lo scopo di molirle o di rivenderle, in Extravirgin viene chiamata “Pesata olive”.

L’esecuzione di questa operazione si avvia dal menù “Frantoio” di Extravirgin, selezionando la voce “Nuova pesata olive”, (lo stesso effetto si può ottenere utilizzando la combinazione di tasti “Ctrl + P”)

Il software mostrerà questa schermata:

Molte sezioni di questa finestra appaiono solo se nelle impostazioni si è scelto di visualizzarle, per maggiori informazioni consulta l’apposita guida

Extravirgin imposta automaticamente un numero progressivo univoco per l’operazione, questo numero incrementa ad ogni pesata e riparte da uno ogni inizio campagna olearia.

La data preimpostata è sempre quella attuale, tuttavia può essere sempre modificata indicando una data precedente, purché sia relativa alla campagna olearia in corso.

Alla destra del campo “Data” troviamo due pulsanti:

il primo, raffigurante un calendario, consente di selezionare la data utilizzando la visualizzazione di un calendario, il secondo, raffigura un lucchetto e serve a bloccare la data per tutte le pesate successive.

Nello specifico, il lucchetto, una volta premuto fa in modo che la data indicata venga riproposta in automatico per ogni successiva pesata, finche non si riavvia il programma.

Ci si accorge che è attiva una data predefinita diversa da quella attuale se è visualizzato un rettangolo arancione come in figura:

L’ora dell’operazione è un campo inserito in automatico e, salvo per alcuni rarissimi casi (carico di olive atte a divenire DOP nel caso in cui il disciplinare preveda un tempo massimo tra momento del carico delle olive e momento della molitura), resta una informazione ad uso esclusivamente interno.

La scelta del fornitore, ovvero del soggetto che fornisce le olive al frantoio, è necessaria per poter proseguire. Qualora si tratti di un soggetto già censito tra le anagrafiche di Extravirgin, sarà sufficiente iniziare a digitare le prime lettere del cognome o della ragione sociale per vedere una lista corrispondente nella quale si potrà selezionare il soggetto desiderato, in caso contrario, ovvero se il fornitore non è presente nelle anagrafiche del programma, sarà possibile registrarlo direttamente da questa posizione.

Cliccando sul pulsante a destra [F3] viene mostrato il menù seguente dal quale sarà possibile

• Cercare in modo più approfondito un soggetto,
• Registrare un nuovo soggetto, mediante la procedura descritta in questa guida
• Modificare l’anagrafica del soggetto già selezionato, mediante la procedura descritta al punto precedente
• Visualizzare la scheda del soggetto selezionato, come descritto in questa guida
• Visualizzare un riepilogo delle precedenti pesate eseguite per il soggetto già selezionato.

Le medesime funzioni possono essere eseguite mediante i tasti funzione corrispondenti (ad esempio con F4 si può inserire un nuovo soggetto)

La ricerca approfondita del soggetto, ottenuta con il tasto funzione F3 permette la visualizzazione della schermata seguente:

Nella casella di testo “Ricerca rapida” può essere digitato un testo compreso nella Ragione Sociale, nel codice fiscale, nel codice interno o nell’indirizzo completo del soggetto, dunque mediante questa funzione è per esempio possibile ricercare un fornitore per codice fiscale (anche solo con una parte di esso), o per indirizzo (indicando ad esempio solo la via), ecc. Una volta digitato il testo di ricerca va premuto il pulsante “Cerca” o premuto sulla tastiera del proprio pc il tasto “Enter” (il tasto usato per andare a capo durante la scrittura). Se il risultato della ricerca è unico, il soggetto verrà visualizzato direttamente nell’inserimento del fornitore della finestra della pesata, in alternativa verrà visualizzata una lista dalla quale sarà possibile scegliere (mediante doppio click) il soggetto da utilizzare come fornitore delle olive.

Il registro SIAN prevede la possibilità in cui il fornitore delle olive sia diverso dal committente, ad esempio nel caso in cui il frantoio lavori per conto di una organizzazione di produttori (OP), nel campo fornitore va indicato l’olivicoltore e nel campo committente va indicata l’OP di cui è socio. Salvo questa casistica, il fornitore coincide praticamente sempre con il committente. Per poter indicare un committente che sia diverso dal fornitore è necessario che nelle opzioni (sezione pesata) sia spuntata la casella “Visualizza altri soggetti in pesata”, altrimenti tutta la parte in cui è possibile indicare committente o soggetto a cui emettere fattura non saranno visibili nella finestra di inserimento della pesata.

Se il committente non è presente tra i soggetti già registrati in Extravirgin sarà possibile inserirlo in tempo reale tramite la freccetta blu presente alla destra del campo “Committente” (vedi inserire un nuovo soggetto).

E’ possibile impostare la compilazione automatica del committente direttamente dalla finestra di registrazione dell’anagrafica del fornitore per fare in modo che per esempio, ad ogni pesata registrata a nome di Tizio, Extravirgin imposti come committente Caio. Per maggiori informazioni consultare l’apposita guida

Inoltre nel caso in cui si volesse che Extravirgin, al momento di generare la fattura di molitura la intestasse a un soggetto diverso dal fornitore, si potrà spuntare l’apposita voce “Fattura a soggetto diverso”. Anche in questo caso è possibile dall’anagrafica del soggetto indicato come fornitore, impostare il soggetto a cui fatturare.

Queste impostazioni nell’anagrafica del fornitore si trovano nella scheda “Preferenze”:

Una volta compilata la prima parte dell’operazione pesata relativa alle anagrafiche coinvolte, è necessario selezionare la tipologia di articolo olive da utilizzare (per maggiori informazioni sull’articolo olive consultare l’apposita guida).

Extravirgin prevede che per indicare le caratteristiche delle olive che ci si appresta a caricare si utilizzi un cosiddetto “articolo olive” ovvero un articolo pre-configurato, la cui anagrafica contenga tutte le informazioni utili perché il programma conosca le caratteristiche delle olive. Anche il prezzo di acquisto e di vendita delle olive dipende dalla scelta del relativo articolo.

Dunque per esempio se il frantoio solitamente lavora solo olive italiane, sarà sufficiente registrare un unico articolo olive con origine Italia in modo che al momento di registrare la pesata, l’operazione sarà molto più veloce.

La scelta dell’articolo olive è agevolata se si utilizza il tasto freccia in giù sulla tastiera, il quale permette di visualizzare l’elenco degli articoli olive registrati nel programma.

Anche in questo caso, è possibile impostare l’articolo olive più comunemente utilizzato dal frantoio per evitare che chi opera sul programma sia costretto a doverlo scegliere ogni volta che registra un nuovo carico di olive.

Per impostare questa preferenza bisogna aprire le opzioni di Extravirgin,

posizionarsi nella sezione Preferenze – Pesata e selezionare l’articolo olive predefinito che si desidera.

Al termina dell’impostazione cliccare su Salva per rendere effettiva la scelta.

Proseguendo nella registrazione della pesata olive, se nelle opzioni-pesata è stata spuntata la casella “Visualizza sempre le informazioni addizionali in pesata” potremo indicare le informazioni seguenti:

• Lotto U.P.O.: Un lotto che identifica l’appezzamento di terreno del fornitore da cui sono state raccolte le olive, per maggiori informazioni consulta l’apposita guida;
• Stabilimento: il codice SIAN relativo allo stabilimento per il quale ci si appresta ad effettuare l’entrata di olive (si tratta di un campo già compilato in quanto si imposta lo stabilimento predefinito per le pesate/moliture direttamente nelle Linee di lavorazione dell’Impianto nel menù Opzioni);
• Lotto: un identificativo lotto che contraddistingue la partita di olive;
• Qualità: un campo libero dove poter indicare altre informazioni aggiuntive (ad esempio “ottime”, “scadenti”, ecc);
• Varietà: testo libero relativo alla cultivar delle olive, ad esempio “Coratina”.

Se si utilizzano eventuali cassoni, si possono inserire gli identificativi e la posizione utilizzata per gli stessi, negli appositi campi (N.B. per impostare tutte le opzioni relative ai cassoni in pesata vedi Preferenze pesata).

La gestione dei cassoni può essere schematizzata in tre principali categorie:

• Il frantoio NON gestisce i cassoni
• Il frantoio gestisce i cassoni solo come quantità, indicando quanti bins sono stati pesati
• Il frantoio gestisce i cassoni identificandoli uno ad uno

Nell’ultimo caso, nella finestra di registrazione di una nuova pesata di olive appare una apposita sezione come indicata nella figura seguente:

Nel campo “Identificativo cassone” va indicato un codice univoco assegnato al cassone che si vuole registrare.

Nel campo “Posizione” va indicata la posizione del piazzale del frantoio in cui si intendono ubicare i cassoni pieni in attesa di essere portati in molitura. Questa informazione torna utile nel momento in cui sarà necessario prelevare i bins per la lavorazione, in quanto l’operatore sul carrello elevatore saprà dove trovarli.

Con il tasto “Enter” o mediante un click sul pulsante

si conferma l’indicazione del cassone e della posizione.

Queste informazioni saranno visibili nella sezione sottostante, quella con sfondo verde, nella quale sarà possibile visualizzare tutti i cassoni registrati, le posizioni per ogni singolo cassone e la destinazione, ovvero se è destinato alla lavorazione conto terzi

o conto proprio (olive di proprietà o acquistate dal frantoio)

Questa possibilità è utile quando si registra una pesata nella quale parte delle olive sarà molita per conto terzi e la restante parte è stata acquistata dal frantoio. Nel caso in cui invece la pesata sia con una singola causale (conto proprio o conto terzi) non sarà necessario variare la destinazione dei cassoni in quanto verrà impostata autonomamente dal programma.

Nel caso in cui invece si decidesse di gestire solo i cassoni in termini di quantità, sarà possibile indicare soltanto il numero e la posizione in cui verranno ubicati.

A seguire incontriamo:

– Annotazioni

un testo libero con la possibilità di indicare se Extravirgin deve mostrare un messaggio al momento della molitura o quando si genera la fattura relativa all’acquisto delle olive o alla molitura.

– Addebita trasporto al cliente

spuntando questa casella Extravirgin mostra l’importo iva esclusa del trasporto (a corpo), da inserire nella fattura di molitura. Alla destra dell’importo vi sono due icone: la prima raffigurante un floppy disk permette di salvare l’importo corrente come predefinito per tutte le pesate successive, la seconda consente di utilizzare il prezzo predefinito, ovvero quello impostato da opzioni-preferenze prezzi- prezzo trasporto.

– Attiva comunicazione seriale con la pesa

Permette ad Extravirgin di acquisire il peso lordo direttamente da una bilancia collegata tramite porta seriale al computer sul quale è installato il programma. Qualsiasi bilancia con comunicazione seriale è compatibile con Extravirgin la configurazione dell’interfaccia di comunicazione viene eseguita direttamente dagli operatori del customer care.

– Pesata sospesa in attesa di misurazione della tara, sulla quale vi è un approfondimento dettagliato (vedi Pesata sospesa)

Extravirgin permette di gestire la “pesata sospesa“, ovvero un carico di olive per il quale sia stato pesato il mezzo di traporto con tutto il carico (il peso lordo) e si stia attendendo di poter pesare il mezzo scarico (la tara). In questo modo sarà possibile richiamare la pesata, completandola con il valore rilevato della tara.

 

 

Se è impostata l’opzione “Visualizza NIR in pesata”, nella maschera di inserimento di una nuova pesata di olive appare la sezione dedicata alla registrazione dei dati delle analisi sulle olive,

 

Extravirgin consente di gestire un numero illimitato di linee di lavorazione, nella pesata delle olive è possibile selezionare quale linea di lavorazione si intende utilizzare per la molitura. Si tratta di una semplice preferenza preventiva, in quanto, in ogni caso questa informazione potrà essere variata al momento della registrazione della molitura. La scelta della linea di lavorazione, però, va evidenziato che influisce sia sui prezzi della lavorazione, sia sulle percentuali di produzione di sansa, di acque reflue e di nocciolino. Per maggiori informazioni relativamente alla configurazione delle linee di lavorazione consultare questa guida.

 La registrazione dei pesi avviene nei campi seguenti

considerando che se è attiva la comunicazione seriale il peso lordo verrà acquisito direttamente dalla bilancia elettronica. La tara, se come visto precedentemente sono stati abilitati i cassoni e i loro pesi tipici verrà compilata automaticamente moltiplicando il numero di cassoni pesati con il loro peso tipico indicato nelle impostazioni . L’inserimento manuale del peso netto è inibito se nelle impostazioni non è spuntata la casella “Consenti la digitazione del peso netto”, in tal caso il valore netto viene ricavato esclusivamente per differenza tra peso lordo e tara.

Qualora nelle impostazioni è stata spuntata la casella “Visualizza subtotali in pesata”, si rende possibile utilizzare una sola operazione per registrare diverse pesate e la finestra di registrazione diventa come in figura:

I subtotali possono essere utilizzati per pesare la quantità complessiva delle olive in più tranches. Per esempio qualora il frantoio disponga di una bilancia in grado di pesare al massimo 6 cassoni contemporaneamente, ma ha la necessità di pesarne 8, potrà pesare i primi sei, usare il subtotale per memorizzare il primo peso e poi procedere alla rilevazione del peso dei restanti due cassoni in modo da avere un’unica registrazione derivata da due diverse rilevazioni di peso.

In tal caso, eseguire la prima pesatura indicando anche il numero e l’identificativo dei cassoni (se necessario) e cliccare sul pulsante “Sub totali” per consentire al programma di memorizzare le informazioni e rendersi disponibile ad accogliere i dati di una nuova pesatura. Al salvataggio di una pesata con subtotali, in ogni caso viene generato un solo carico di olive anche se sono stati indicati diversi subtotali.

 

Se questa è selezionata l’apposita opzione Visualizza articoli contenitore in pesata, nella maschera di inserimento di una nuova pesata di olive appare la sezione dedicata alla indicazione dei contenitori che verranno utilizzati per contenere l’olio prodotto.

 

 

Si tratta del caso di carico di olive per molitura conto terzi, in cui l’olio prodotto verrà restituito all’olivicoltore versandolo in contenitori forniti dal frantoio (ad esempio lattine da 10 litri), i quali dovranno poi essere fatturati insieme alla prestazione, dunque in questo modo si dà all’operatore la possibilità di inserire una nota già al momento del carico delle olive in modo che poi al momento della molitura, l’operatore abbia consapevolezza del fatto che l’olio prodotto vada versato come da esempio in lattine da 10 litri. La stessa funzionalità potrà essere utilizzata per annotare eventuali contenitori forniti dallo stesso olivicoltore, i quali tuttavia, dovranno necessariamente essere codificati nell’apposita area articoli di Extravirgin.

 

Per maggiori informazioni su tutte le impostazioni della pesata olive consulta questa guida.

A questo punto potremo scegliere tra tre opzioni di pesata, ovvero tre diverse causali:

• Totalmente da molire per conto terzi (se tutte le olive pesate vengono molite per conto del soggetto terzo, in tal caso l’olio prodotto dalla lavorazione resta di proprietà del fornitore e viene restituito o tenuto dal frantoio in serbatoi propri in conto deposito) e per la quale potremo indicare se si tratta di una molitura con denocciolatura, se l’olio derivante dalla lavorazione preferibilmente sarà tenuto in conto deposito in un serbatoio del Frantoio e infine il prezzo della molitura (in base alla linea di lavorazione è possibile impostare un prezzo predefinito, nelle Linee di lavorazione dell’Impianto nel menù Opzioni; Il prezzo riportato sarà quello predefinito della linea di lavorazione o, se impostato, il prezzo personalizzato del fornitore così come impostato nell’anagrafica.

A destra del campo di inserimento del prezzo della molitura ci sono tre icone: la prima permette di visualizzare un elenco con lo storico dei prezzi di molitura precedentemente applicati allo stesso fornitore, la seconda con il simbolo di un floppy disk permette di salvare il prezzo indicato come predefinito. Se il fornitore ha un prezzo personalizzato impostato, questo pulsante lo modifica, altrimenti viene modificato il prezzo predefinito per la molitura della linea di lavorazione indicata. La terza icona permette di utilizzare il prezzo predefinito. Anche in questo caso, se il fornitore ha un prezzo personalizzato, viene utilizzato, altrimenti Extravirgin utilizzerà il prezzo predefinito per la linea di lavorazione indicata.

In basso a destra troviamo un campo in cui è possibile, in caso di pesata con causale “Acquistate in parte”, indicare il numero di cassoni che verranno dedicati alla lavorazione conto terzi. Questo campo va utilizzato se si è deciso di non identificare i cassoni, nel qual caso invece va indicato per ogni cassone quale dovrà essere utilizzato per una causale e quale per l’altra.

• Acquistate in parte (dove andremo ad indicare rispettivamente i Kg di olive da molire per conto del soggetto terzo e i kg di olive in parte acquistati dal frantoio), per la quale potremo inserire facoltativamente il prezzo di acquisto delle olive;

• Totalmente acquistate dal frantoio: se il soggetto terzo vende tutte le olive al frantoio. Questa causale va utilizzata anche se la pesata è riferita a olive provenienti da appezzamenti di terreno di proprietà del frantoio stesso, in tal caso nella scelta del fornitore andrà selezionato il soggetto frantoio.

A destra del campo di inserimento del prezzo di acquisto delle olive ci sono tre icone: la prima permette di visualizzare un elenco con lo storico dei prezzi di acquisto olive precedentemente applicati allo stesso fornitore, la seconda con il simbolo di un floppy disk permette di salvare il prezzo indicato come predefinito. Se il fornitore ha un prezzo personalizzato impostato, questo pulsante lo modifica, altrimenti viene modificato il prezzo predefinito per l’acquisto dell’articolo di olive indicato. La terza icona permette di utilizzare il prezzo predefinito. Anche in questo caso, se il fornitore ha un prezzo personalizzato, viene utilizzato, altrimenti Extravirgin utilizzerà il prezzo predefinito per l’articolo di olive indicato.

In basso a destra troviamo un campo in cui è possibile, in caso di pesata con causale “Acquistate in parte”, indicare il numero di cassoni che verranno dedicati alla lavorazione conto proprio. Questo campo va utilizzato se si è deciso di non identificare i cassoni, nel qual caso invece va indicato per ogni cassone quale dovrà essere utilizzato per una causale e quale per l’altra.

 

Una volta scelta una delle tre tipologie, per la successiva lavorazione/vendita di olive, possiamo salvare la nostra pesata cliccando sul pulsante “Salva”. Lo stesso effetto si ottiene premendo il tasto funzione F2 sulla tastiera del proprio computer.

Al salvataggio Extravirgin genera le opportune operazioni di registro per poterle successivamente trasmettere al SIAN, utilizzando gli opportuni codici operazioni che determina sulla base delle informazioni indicate.

Dopo il salvataggio appare questa schermata:

nella quale è possibile velocemente avere una scorciatoia per le successive operazioni:

• Nuova pesata – permette di proseguire registrando una nuova pesata di olive,
• Molisci le olive – permette di molire le olive appena pesate,
• Vendi le olive – permette di vendere le olive appena pesate,
• Stampa – effettua una stampa dell’entrata olive effettuata
• Scontrino – stampa un rapporto pesata semplificato
• Etichette – stampa etichette adesive per i cassoni
• DDT Acquisto – crea rapidamente un DDT di acquisto olive collegato alla pesata
• Fattura olive – crea rapidamente una fattura di acquisto olive collegata alla pesata
• Prenota – permette di registrare la prenotazione della molitura delle olive pesate
• Dichiarazione – stampa la dichiarazione delle olive, ovvero un testo personalizzabile con il quale l’olivicoltore dichiara la provenienza delle olive, il rispetto dei tempi di carenza ecc.
• Data Raccolta – il click su questo pulsante permette di impostare la data di raccolta olive (solo per olive atte a divenire DOP/IGP) senza modificare i dati della pesata e anche dopo la molitura
• Privacy – stampa un testo personalizzabile da utilizzare per il consenso alla privacy della privacy da parte del fornitore
• Dequalifica olive CT – permette di dequalificare olive di una pesata conto terzi (ad esempio da Olive italiane biologiche a Olite italiane convenzionali)
• Annotazioni – permette di aggiungere ulteriori informazioni nel campo Annotazioni della pesata senza modificare i dati della pesata e anche dopo la molitura
• Dequalifica olive CP – permette di dequalificare una pesata di olive conto proprio o di olive acquistate

Per visualizzare la stessa finestra in un momento diverso dal salvataggio della pesata delle olive è possibile, richiamando la pesata, cliccare sul pulsante

 

GUARDA IL VIDEO DI ESEMPIO DELL’OPERAZIONE INSERITA DA UN NOSTRO OPERATORE CUSTOMERE CARE: