Documenti di ingresso olive: la guida definitiva che ogni frantoiano deve leggere per non avere sanzioni

Nel frantoio, ogni carico di olive che ne varca la soglia rappresenta un nodo critico nella catena della tracciabilità. Non è una semplice operazione logistica, è un atto amministrativo, fiscale e normativo. Se la gestione documentale dell’ingresso delle olive non è impeccabile, le conseguenze possono essere severe: sanzioni economiche, obbligo del ritiro dell’olio prodotto, perdita di credibilità sul mercato.

La normativa italiana ed europea ha definito regole precise, spesso trascurate per disinformazione o abitudine. Questa guida vuole essere un riferimento operativo per ogni frantoio: se non gestisci correttamente i documenti di ingresso, stai lavorando in modo sbagliato. E potresti accorgertene troppo tardi.

Perché la documentazione è centrale nella gestione del frantoio

La documentazione associata all’ingresso delle olive è la base su cui poggia tutta la filiera documentale del frantoio. Dai dati scritti nei documenti deriva gran parte delle informazioni che dovranno essere riportate nell’etichetta del prodotto finito.

Inoltre va considerato che questa documentazione:

●     Determina gran parte delle informazioni utili a redigere il registro telematico degli oli (SIAN)

●     Dimostra la conformità fiscale dei movimenti

●     Garantisce la tracciabilità obbligatoria delle partite

●     Serve a tutelare il frantoio in caso di controlli o controversie

Casi specifici e tipologie documentali richieste

Nota importante: Il Documento di Trasporto (DDT) non è più obbligatorio

Con la Circolare 11 ottobre 1996, n. 249/E è stato chiarito che i beni viaggianti non devono essere più obbligatoriamente accompagnati dal Documento Di Trasporto (DDT). 

Questo significa che le olive possono essere trasportate senza DDT, ovvero che non sussiste l’obbligo che la merce viaggi accompagnata da un documento. L’insussistenza dell’obbligo non è un divieto, ovvero le aziende che volessero comunque emettere un DDT non compiono un’azione irregolare, a patto che riporti tutte le informazioni esposte qui di seguito. 

La mancanza dell’obbligo del DDT non esonera dall’obbligo di fornire una documentazione che attesti l’origine delle olive (la quale non va intesa solo come origine geografica, ma anche come provenienza di queste ultime: dati del fornitore, ecc.).

Pertanto, in assenza di un DDT, è fondamentale che il frantoio acquisisca e conservi una autodichiarazione firmata dall’olivicoltore. Sia nel DDT che nell’autodichiarazione devono necessariamente essere indicati almeno:

• Data del documento,
• Un numero che lo identifichi (può essere utilizzato anche un codice alfanumerico),
• Dati anagrafici completi del fornitore,
• Dati Anagrafici completi del frantoio,
• Descrizione delle olive: es. “Olive da olio”,
• Provenienza geografica delle olive (Italia, Stato membro UE, Paese terzo, ecc),
• Eventuale coltivazione biologica,
• Cultivar (se si intende utilizzare questa informazione in etichetta,
• Se pertinente, riferimento a DOP/IGP,
• Quantità espressa in Kg,
• Consigliato: Stampa in duplice copia riportante Firma del fornitore e del Frantoio

Questi sia nel caso di acquisto di olive da parte del frantoio, sia in maniera identica, nel caso di carico di olive allo scopo di molirle per conto di terzi.

In sintesi: il DDT non è più obbligatorio per legge, ma una dichiarazione di origine è sempre obbligatoria. La responsabilità della raccolta e conservazione di questa dichiarazione è in capo al frantoio.

Va chiarito che questo documento può assumere forme diverse, le quali si considerano valide solo se riportano almeno le informazioni appena indicate, dunque sono conformi anche gli scontrini di pesata, un’autocertificazione redatta con un qualsiasi editor di testo o foglio di calcolo e persino un modulo compilato a penna.

Errori ricorrenti: come evitarli

●     Presumere l’origine delle olive

Perché è un problema: Presumere l’origine delle olive, anche se il cliente è noto e la provenienza sembra ovvia, equivale a una dichiarazione non verificata. In caso di controllo, qualsiasi discrepanza tra l’origine effettiva e quella registrata nel SIAN sarà trattata come falsa dichiarazione, con responsabilità in capo al frantoio.

Soluzione: Predisponi un modulo di autodichiarazione standardizzato, da far firmare all’ingresso. Anche per clienti storici e partite ricorrenti, questa dichiarazione è necessaria. Consigliamo l’utilizzo di questo modulo anche per l’ingresso delle merci accompagnate da DDT.

●     Dimenticare la verifica del fascicolo aziendale

Perché è un problema: Il DM 16059/2013 stabilisce che solo gli olivicoltori con fascicolo aziendale aggiornato possono commercializzare olive.  Se il frantoio non effettua questa verifica, convalida di fatto una irregolarità e ne condivide la responsabilità. Tale obbligo sussiste anche per tutti gli olivicoltori che producono più di 350 Kg di olio per campagna olearia, anche se non commercializzano olive o olio, ma in questo caso il frantoio non ne entra nel merito,  almeno finchè non acquista olive o olio da questo produttore.

Soluzione: Richiedi una copia aggiornata del fascicolo o una dichiarazione sostitutiva firmata. Archiviala e collegala alla partita. Tienila pronta per presentarla agli organismi di controllo in caso di ispezione.

●     DDT incompleti o generici

Perché è un problema: Anche se non obbligatorio, un DDT incompleto può compromettere la registrazione corretta nel SIAN. La mancanza di dati come varietà, origine o metodo di coltivazione è un punto critico nei controlli.

Soluzione: Usa modelli precompilati con campi obbligatori. Ogni documento deve essere verificato al momento dell’ingresso.

●     Archiviazione disorganizzata

Perché è un problema: Un archivio confuso rallenta il lavoro e rende impossibile rispondere tempestivamente ai controlli. Un documento mancante è un’irregolarità, anche se esiste ma non viene trovato. Spesso i controlli avvengono proprio nel periodo di molitura; avere tutto organizzato significa dover dedicare meno tempo all’ispezione e poter riprendere il lavoro con minor perdita di tempo.

Soluzione: Digitalizza subito ogni documento, nominandolo in modo univoco e indicizzandolo per cliente, data e tipo partita.

Una gestione documentale così complessa non si può improvvisare, va strutturata.

Chi ha letto fin qui ha già intuito una verità scomoda: la gestione dei documenti di ingresso olive è un’attività ad alto rischio operativo. Richiede attenzione quotidiana, competenze normative, precisione nella raccolta dati, aggiornamento costante e capacità di archiviazione a norma.

Ogni errore, ogni mancanza, ogni dettaglio trascurato può generare conseguenze gravi: non solo sanzioni amministrative, ma anche il blocco della produzione o la perdita della certificazione di qualità.

La verità è che nessun frantoiano può occuparsi da solo di tutto questo. Né dovrebbe.

Un gestionale come Extravirgin facilita il tuo lavoro

Con un software gestionale specializzato nella gestione oleicola, la complessità burocratica non scompare, ma viene gestita automaticamente.

●     Le autodichiarazioni vengono salvate e associate alle partite senza rischio di errore.

●     I documenti di trasporto (quando presenti) vengono archiviati digitalmente.

●     Ogni carico è guidato da un flusso logico che impedisce omissioni.

●     I dati obbligatori sono precompilati e strutturati secondo norma.

●     In caso di controllo, bastano pochi clic per visualizzare tutti i documenti e le partite.

Non si tratta di delegare, ma di lavorare meglio

Utilizzare un software come Extravirgin non significa rinunciare al controllo, ma prendere il controllo reale su un aspetto delicatissimo della gestione del frantoio. Significa trasformare una fonte di rischio in un punto di forza. Significa finalmente lavorare con la serenità di sapere che ogni documento è al suo posto.

In un settore dove la conformità è tutto, essere guidati da un sistema pensato per il frantoio è il vantaggio competitivo che fa la differenza tra un’attività che si protegge e una che improvvisa.

La documentazione di ingresso olive non è un dettaglio secondario, ma il fulcro della legalità e della qualità nel lavoro del frantoio. Ogni documento tralasciato, ogni dichiarazione assente, ogni verifica non fatta espone l’azienda a rischi reali.

Questo non è un invito a fare meglio: è un avvertimento. La filiera oleicola è sorvegliata con crescente attenzione, e solo chi dimostra rigore e metodo potrà affrontare il futuro con tranquillità.