Best Practices per Verificare la Correttezza delle Registrazioni SIAN con Extravirgin

La gestione del registro di carico e scarico SIAN è un’attività delicata per i frantoi: registrazioni non in regola o incongruenze possono comportare fastidiose sanzioni amministrative. Per evitare questi rischi, è fondamentale adottare un approccio proattivo e sfruttare al massimo le potenzialità del software gestionale Extravirgin.

Grazie al modulo integrato SIANcheck, Extravirgin non si limita a gestire le operazioni, ma riduce al minimo il rischio di errori grazie a automatismi avanzati, controlli intelligenti e notifiche proattive. Vediamo come funziona e quali sono le migliori pratiche per usarlo in modo efficace.

Come Funziona SIANcheck: Automatismi e Controlli Intelligenti

Il modulo SIANcheck si collega al portale SIAN e scarica una copia di tutte le registrazioni presenti nel registro ufficiale del frantoio, comprese quelle inserite manualmente sul portale. Grazie a questa sincronizzazione, Extravirgin rileva automaticamente eventuali incongruenze prima che queste possano generare problemi sul portale, segnalandole all’utente.

Nell’elenco delle registrazioni di Extravirgin, ogni riga di operazione è associata a un’icona che ne rappresenta lo stato:

• Segno di spunta rosso: L’operazione è presente nel SIAN ed è identica a quella registrata in Extravirgin.
• Triangolo giallo di avviso: L’operazione è presente nel SIAN, ma ci sono differenze che richiedono verifica.
• Nessuna icona: L’operazione non è presente nel SIAN. Questa situazione può verificarsi se:
  • Non è ancora stata trasmessa.
  • È stata trasmessa da poco e non ancora elaborata dal SIAN.
  • È stata trasmessa, ma il SIAN ha scartato o respinto la registrazione.

Se una registrazione è stata trasmessa ma non presenta alcuna icona, è importante sapere che il SIAN impiega circa due ore per elaborare le operazioni. In questi casi, la mancanza di un’icona potrebbe essere solo temporanea e non rappresentare un’anomalia.

Tuttavia, se la trasmissione è avvenuta il giorno precedente (o prima) e l’icona continua a non comparire, è possibile che la registrazione sia stata respinta dal SIAN per diversi motivi. Per questo motivo, è fondamentale monitorare costantemente il registro di Extravirgin e assicurarsi che tutte le operazioni trasmesse risultino correttamente elaborate, identificabili dall’icona rossa di conferma.

Extravirgin invia anche notifiche via email in caso di registrazioni non acquisite dal portale, garantendo un monitoraggio costante e tempestivo.

L’importanza della Verifica Periodica e della Trasmissione Anticipata

Data la complessità del registro SIAN e i rigidi requisiti normativi, è importante adottare buone pratiche per minimizzare i rischi:

1. Trasmetti le registrazioni con largo anticipo rispetto alla scadenza di sei giorni prevista dal regolamento. Questo ti darà il tempo necessario per correggere eventuali errori e richiedere supporto tecnico, se necessario. Data l’estrema comodità delle trasmissioni cosnigliamo, se possibile di eseguire l’invio quotidianamente a fine giornata,in modo da poter disporre di ulteriori sei giorni per verificare e correggere eventuali errori.
2. Verifica periodicamente il registro: Extravirgin organizza le registrazioni come un diario, permettendo di navigare per data. Accanto a ogni data, un’icona rappresenta lo stato del registro per quella data:

• Icona verde: Tutte le operazioni trasmesse al SIAN per quella data sono presenti e corrette nel SIAN.

• Triangolo giallo: Sono presenti operazioni con differenze tra SIAN e registro di Extravirgin.

La verifica quotidiana o settimanale delle registrazioni ti permette di mantenere il registro sempre in regola ed evitare sorprese.

Nella Dashboard di Extravirgin puoi visualizzare immediatamente la situazione delle giacenze rilevanti, confrontandole con quelle presenti nel SIAN.

Puoi ad esempio visualizzare la giacenza delle olive in Extravirgin e quella nel SIAN, qualora ci siano difformità appare un simbolo rosso che evidenzia la presenza di una situazione da attenzionare. Lo stesso avviene per l’olio sfuso, l’olio confezionato e la sansa.

Automazione e Intelligenza Artificiale: I Vantaggi di Extravirgin

Oltre a segnalare le incongruenze, Extravirgin è in grado di correggerle automaticamente in molti casi grazie al suo esclusivo sistema di Intelligenza Artificiale. Questo ti consente di risparmiare tempo e di ridurre al minimo l’intervento manuale. Tuttavia, quando ricevi notifiche di registrazioni scartate, ti consigliamo di agire immediatamente: verifica i dettagli e correggi eventuali errori prima della scadenza.

Cosa Rischi Senza un Registro in Regola

Un registro SIAN non aggiornato o con errori può comportare sanzioni amministrative e complicazioni burocratiche per il frantoio. Extravirgin, se utilizzato correttamente, riduce al minimo questi rischi, offrendo uno strumento affidabile e facile da usare per prevenire problemi prima che si presentino.

Best Practices per Sfruttare al Massimo Extravirgin

1. Trasmetti le operazioni in anticipo rispetto alla scadenza dei sei giorni.
2. Monitora la Dashboard: Usa le icone per individuare immediatamente eventuali problemi.
3. Verifica periodicamente il registro: Scorri il diario data per data per assicurarti che tutte le operazioni siano in ordine.
4. Affidati agli automatismi: Sfrutta l’intelligenza artificiale di Extravirgin per correggere eventuali errori in modo rapido.
5. Agisci subito in caso di avvisi: Se Extravirgin ti notifica un file non acquisito, esegui immediatamente una verifica delle registrazioni come consigliato o contatta il servizio di assistenza Nextfuture.

Conclusione

Gestire un registro di carico e scarico SIAN non deve essere complicato. Con Extravirgin e il modulo SIANcheck, hai a disposizione uno strumento avanzato per monitorare e verificare le registrazioni, ridurre il rischio di sanzioni e lavorare in totale tranquillità.