Dal primo di luglio, per poter continuare a inserire normalmente le operazioni di registro è necessario aver eseguito sul portale SIAN l'operazione di chiusura della campagna di commercializzazione.
Viene considerata come "campagna di commercializzazione" il periodo che va dal 1 luglio al 30 giugno dell'anno successivo.
Questa operazione non avviene in automatico,
può essere eseguita in qualsiasi momento a partire dal 1 luglio di ogni anno, senza alcuna scadenza.
Se non eseguita, non sarà permesso registrare movimenti successivi al 30 giugno, se invece viene attivata correttamente non consente più di effettuare inserimenti, modifiche o eliminazioni alle operazioni di registro precedenti al 1 luglio.
Siccome dunque non potremo più verificare e correggere operazioni della scorsa campagna
è fondamentale, PRIMA di procedere alla chiusura, essere certi di aver registrato tutti i dati e che non manchi davvero nessuna operazione,
questa condizione è verificabile analizzando i saldi di olive, olio e sansa i quali devono essere coincidenti alla realtà.
Ci sono pochi semplici passaggi che abbiamo messo a punto in azienda per verificare la regolarità del registro e voglio condividere con te questa semplice check list che ho perfezionato negli anni.
Un'ultima premessa: per poter eseguire una verifica costruttiva devi aver registrato tutti i movimenti avvenuti fino al 30 giugno incluso, sia sul software gestionale che sul SIAN, ovvero i movimenti devono essere stati inviati e acquisiti dal SIAN (anche se con errori).
La verifica può essere fatta dalla propria area riservata SIAN cliccando su "Registro di carico/scarico" poi su "Reportistica", su "Giacenze", selezionando lo stabilimento di cui si vuole eseguire la verifica ed eseguendo queste operazioni:
1) Se ho molito o venduto tutte le olive disponibili ed in frantoio non ho nemmeno una oliva, la stessa condizione deve essere presente sul SIAN. Si da' per scontato che al 1 luglio non vi siano olive giacenti sul piazzale! Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza Olive" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui"
Il Sian mostra tutte le giacenze suddivise per caratteristiche, ovvero distingue tra olive Bio e non, Italiane e non e così via. La giacenza Totale di olive a fine campagna dovrà essere dunque pari a zero (la stessa condizione dovrebbe essere verificata sul vostro software gestionale, se ne usate uno)
2) Se ho scaricato tutta la sansa prodotta ed in frantoio non ne ho più disponibile, la stessa condizione deve essere verificata sul SIAN.
Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza Sansa" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui"
La giacenza Totale di sansa a fine campagna dovrà essere dunque zero se la sansa è stata completamente smaltita o venduta, altrimenti la giacenza dovrà coincidere tra realtà e SIAN (ed eventuale software gestionale). Attenzione a questo punto: è facile che anche se hai registrato tutti i carichi e gli scarichi correttamente, la giacenza non sia zero in quanto la sansa prodotta è calcolata in percentuale sul quantitativo di olive molite (dunque è una quantità approssimativa) mentre la quantità scaricata è esatta in quanto pesata.
3) Il quantitativo di olio sfuso deve essere coincidente tra SIAN e Frantoio. Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza totale (olio sfuso)" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui" senza modificare alcun parametro, ovvero scegliendo di visualizzare tutti i serbatoi.
Quello che ti apparirà potrebbe essere un elenco apparentemente incomprensibile, tuttavia armati di calcolatrice e somma tutti i valori che appaiono nell'ultima colonna a destra (anche quelli negativi), quella è la quantità di olio che il SIAN riporta come giacenza totale di olio sfuso. Se essa coincide tra SIAN e frantoio ci sono molte probabilità che sia tutto ok, altrimenti potrebbero esserci dei movimenti relativi all'olio sfuso non presenti nel SIAN, probabilmente a causa di uno o più files acquisiti con errori.
4) Il quantitativo di olio confezionato deve essere coincidente tra SIAN e Frantoio. Questa condizione viene verificata dalla sezione reportistica del SIAN, scegliendo "Giacenza totale (olio confezionato)" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui", spuntando l'apposita casella "Tutti i lotti", ovvero scegliendo di visualizzare tutti i lotti presenti. Fai questa verifica anche se non sei confezionatore (non si sa mai).
Come per il caso di olio sfuso, se la giacenza di ogn singolo lotto coincide tra SIAN e frantoio ci sono molte probabilità che sia tutto ok, altrimenti sarà necessario esaminare la giacenza lotto per lotto.
5) Verifiche complementari, sono quelle che comunque consentono di accertare che i dati rilevati nei precedenti 4 punti siano attendibili. Verifica, se hai indicato che l'olio prodotto era Estratto a freddo o da prima spremitura a freddo che sia presente l'apposita dichiarazione
Verifica che effettivamente ci sia almeno un dato. Negli ultimi anni, da presidente di una azienda di software per frantoi mi si sono presentati diversi casi di nuovi clienti che erano convinti di aver trasmesso i dati al SIAN ma in realtà non c'era NULLA, si hai capito bene: NULLA, neanche un movimento, neanche lo stabilimento inserito ed in alcuni casi non avevano neanche il pin per accedervi!
L'esito positivo di queste 5 semplici e veloci verifiche tuttavia non ti rende immune da altri possibili problemi ma diciamo che se i punti sono tutti verificati ci sono ottime possibilità che la tenuta del registro sia regolare.
Proprio data l'importanza di queste verifiche, nei nostri software, già da molti anni viene effettuato un continuo monitoraggio automatico di questa condizione, mostrando evidenza immediata di eventuali differenze tra sian e programma mediante un apposito modulo chiamato Extrariscontro.
Se tutto è ok puoi quindi procedere alla chiusura della campagna olearia effettuando il normale login per accedere alla tua area riservata del portale dell'olio, clicca sulla voce "Registro di carico/scarico" presente nel menù sulla sinistra, dopo aver selezionato lo stabilimento nel menù a tendina del portale, bisogna cliccare su "Chiusura campagne commercializzazione" per trovarti dinanzi alla schermata dove vedrete un elenco di tutte le campagna di commercializzazione, alla destra dell'ultima dovresti avere una freccia azzurra sulla quale bisogna cliccare per poter procedere all'attivazione della chiusura.
Il sistema ti mostrerà i saldi che verranno riportati nella nuova campagna di commercializzazione, dagli un'altra occhiata, non si sa mai, conferma tutti i passaggi fino al termine della procedura.
Tieni presente che la procedura viene avviata e portata effettivamente a termine dal sistema solo dopo alcune ore durante le quali non potrai effettuare registrazioni nè per la precedente campagna, nè per la nuova.
Puoi tornare nella stessa area del sistema per verificare che l'operazione sia andata a buon fine verificando che in corrispondenza dell'ultima campagna di commercializzazione sia presente la scritta "CAMPAGNA CHIUSA CORRETTAMENTE".
Se non sei nostro cliente richiedi subito una verifica gratuita del tuo registro, contattaci.
(Se sei già nostro cliente utilizza la normale procedura di richiesta di assistenza)
