Fatturazione elettronica

Con Extravirgin si ha la possibilità di gestire completamente la generazione e la trasmissione dei documenti commerciali, corrispettivi e scontrini fiscali, senza disporre di un registratore di cassa.

Lo scontrino elettronico è obbligatorio dal primo gennaio 2021 per tutti gli esercenti e gli operatori economici. Il che vuol dire che non esiste più il vecchio scontrino cartaceo, sostituto da quello elettronico e da un documento commerciale di vendita o prestazione. L'obbligo riguarda tutti gli operatori economici che emettono ricevute fiscali, compresi i frantoi.

Il documento commerciale sostituisce anche la ricevuta fiscale e certifica l’acquisto, diventando inoltre titolo per l’esercizio dei diritti di garanzia. L’altra novità è che non si deve più tenere il registro dei corrispettivi, poiché con la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica i dati si sostituiscono agli obblighi di registrazione delle operazioni. Inoltre ai fini fiscali non servirà conservare le copie dei documenti commerciali.

Per i consumatori non cambia molto, almeno a livello pratico. Non si riceve più lo scontrino cartaceo, che praticamente non esiste più. Al suo posto viene emesso un documento commerciale la cui stampa non ha valore fiscale, ma che può essere conservato per la garanzia e per un eventuale cambio merce. Il documento commerciale inteso come informazione, viene immediatamente invece inviato direttamente dal frantoio all’Agenzia delle Entrate tramite Extravirgin con il modulo Extrafly.

Ricordiamo che, a differenza delle fatture elettroniche, i documenti commerciali devono essere trasmessi all'Agenzia delle Entrate immediatamente, ovvero, se il cliente esce dal frantoio con la merce acquistata senza che sia stata effettuata la trasmissione, in caso di controllo, lo scontrino si assumerà come non emesso, con le conseguenze che possiamo immaginare. Come già spiegato, non avrà alcun valore una eventuale stampa se il documento commerciale non è stato già trasmesso all'Agenzia delle Entrate.

Per poter abilitare Extravirgin alla trasmissione del documento commerciale è necessario inserire nelle opzioni le credenziali entratel, le stesse utilizzate per accedere al cassetto fiscale nel sito dell'Agenzia delle Entrate. Queste credenziali si inseriscono cliccando su "opzioni" nella pagina principale di Extravirgin e scegliendo la voce "Fatturazione elettronica" nella finestra che ci viene mostrata.

A questo punto, cliccando in basso su "Credenziali Entratel" Extravirgin ci darà il modo di inserire i parametri necessari per la comunicazione con l'Agenzia delle entrate.

Una volta inserite tutte le informazioni richieste, potremo fare click su "TEST" e scoprire se le credenziali inserite sono corrette. Solo in questo caso Extravirgin ci permettere di salvarle cliccando su "SALVA".

Salvate le credenziali, possiamo spuntale la casella "Abilita trasmissione automatica documento commerciale", in questo modo, Extravirgin, nel momento stesso in cui salveremo un documento del tipo "Scontrino fiscale", trasmetterà immediatamente i dati necessari all'Agenzia delle entrate.

N.B. Qualora si volesse inserire e trasmettere degli scontrini fiscali in data retroattiva, è importante sapere che sull'Agenzia delle Entrate i suddetti corrispettivi saranno salvati e contrassegnati con la data odierna di trasmissione, pertanto saranno oggetto di SANZIONI. Consigliamo quindi di spostare la data dei suddetti corrispettivi indicando la data odierna. Infine nel momento stesso in cui salveremo un documento del tipo "Scontrino fiscale", Extravirgin trasmetterà immediatamente i dati necessari all'Agenzia delle entrate.

A questo punto se vogliamo che il software stampi un vero e proprio "scontrino" così come siamo abituati a riceverlo ad esempio al bar o in qualsiasi negozio, è sufficiente utilizzare una qualsiasi stampante a rotolo da 58 o da 80 mm (quest'ultima è consigliata) e impostarla correttamente nelle opzioni. Per far questo possiamo aprire nuovamente le opzioni come abbiamo fatto in precedenza e questa volta cliccare su "Numerazioni ed opzioni",

scegliere il tipo di operazione per la quale vogliamo che Extravirgin stampi in automatico lo scontrino su stampante a rotolo (ad esempio "Vendita olio confezionato") e cliccare sulla sottovoce "Scontrino fiscale".

Sulla finestra che appare potremo scegliere se stampare su rotoli da 58 o da 80 mm e selezionare la stampante da utilizzare per questo scopo.

 La stampa dello scontrino riporterà in basso due codici univoci che attestano che la trasmissione è andata a buon fine. La stampa non avverrà in automatico qualora vi fossero problemi nella trasmissione, in tal caso, anche se il documento risulta emesso, non sarà ritenuto valido ai fini fiscali.

Qualora si abbia la necessità di eseguire delle modifiche sarà opportuno annullare il documento trasmesso e reinviarlo dopo averlo modificato, o se necessario potrà essere eliminato sempre dopo averlo annullato.

L'annullamento si esegue in Extravirgin, dall'elenco documenti, selezionando la riga corrispondente al documento interessato, cliccando sul pulsante

 "Fatturazione elettronica" e scegliendo la voce "Annulla Documento Commerciale".

Tramite l'abbonamento al modulo di fatturazione elettronica ExtraFly in versione SILVER o PLATINUM sarà possibile visualizzare sul software Extravirgin le proprie fatture passive ricevute.

Per poter accedere al menù per la gestione delle fatture ricevute/passive, basterà cliccare sul tasto "Fatturazione elettronica", presente nell'elenco dei documenti, e selezionare la voce "Elenco Fatture passive ricevute su PEC".

Oppure anche dal menù principale "Documenti":

In questo elenco saranno presenti le fatture che abbiamo ricevuto, con relativa data ed ora di ricezione, numero e data della fattura, nome del file (utile per poter rintracciare il file XML), soggetto emittente, partita iva del soggetto emittente ed importo.

Sulla destra in corrispondenza di ogni riga/documento avremo o meno un'icona rossa a seconda che la fattura sia stata importata o meno nell'elenco dei documenti di Extravirgin.

In basso troveremo alcuni tasti:

• Stampa - Permette di stampare l'intero elenco;
• Importa - Apre un menù con funzioni che verranno spiegate qui di seguito;
• Cerca - Permette di poter ricercare le PEC per importo, data e soggetto;
• Esporta - Permette di esportare l'intero elenco in formato Excel o PDF;
• Operazioni - Dà la possibilità di poter scaricare annualmente nuovi messaggi PEC di fatturazione elettronica

La funzione più importante per poter visualizzare, stampare ed importare le fatture passive è data dal pulsante "Importa":

• Documento generico - Importa la fattura passiva come se non movimentasse alcuna quantità di olio
• Documenti di olio sfuso - Importa la fattura passiva e movimenta anche la quantità di olio in essa contenuta
• Documento di olio confezionato - Importa la fattura passiva e movimenta anche la quantità di olio confezionato in essa contenuta
• Documento di carico olive - Importa la fattura passiva e movimenta anche la quantità di olive in essa contenuta
• Documento di carico sansa - Importa la fattura passiva e movimenta anche la quantità di sansa in essa contenuta
• Copia nella cartella senza importare in Extravirgin - Permette di poter copiare il file XML nella cartella "Fatture XML" senza importarla all'interno dell'elenco documenti di Extravirgin
• Anteprima - Permette di visualizzare l'anteprima del documento, nel classico formato di Extravirgin, e poi eventualmente stamparlo
• Visualizza allegato - Se presente, consente di visualizzare gli allegati all'interno della fattura passiva
• Apri documento collegato - Permette di aprire eventuali documenti collegati alla fattura ricevuta
• Aggiungi manualmente - Fa importare manualmente nella schermata dell'elenco degli XML una fattura passiva contenuta all'interno del Pc o di un disco rimovibile
• Leggi PEC - Controlla se sono state ricevute nuove fatture passive su PEC
• Elimina dall'elenco - Selezionando una riga dell'elenco, permette di eliminarla dallo stesso

Per creare il proprio profilo di accesso all'Area Riservata di Extravirgin, all'interno della quale è possibile eseguire numerose operazioni (tra cui consultazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute, verifica dei propri contratti di licenza attivi e regolarmente rinnovati), occorre innanzitutto inviare una richiesta specifica del codice di attivazione al seguente indirizzo e-mail di Customer Care Nextfuture: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ;

il primo operatore disponibile, in risposta all'email di richiesta per la registrazione all'Area Riservata, vi invierà quanto prima il codice di attivazione, senza il quale è impossibile completare la registrazione.

Solo in possesso di tale codice sarà possibile proseguire, per cui aprendo una pagina Internet dal proprio browser bisogna digitare nella barra degli indirizzi il seguente testo:

https://www.extravirginsoftware.com

A questo punto la schermata proposta sarà questa:

Cliccheremo in basso sulla voce "Registrati"

ed allora avremo davanti la schermata con tutti i campi da compilare per effettuare la registrazione:

•  Nome utente: l'username che servirà inserire ogni volta per accedere alla propria Area Riservata (N.B. deve contenere almeno 8 caratteri fino ad un massimo di 20, non può contenere spazi);
•  Partita IVA: la partita IVA della propria Azienda;
• E-mail: il proprio indirizzo e-mail sul quale è stato ricevuto il codice di attivazione (N.B. utilizzando un indirizzo e-mail diverso la procedura di registrazione non andrà a buon fine);
• Codice di attivazione
• Password: la password che servirà inserire ogni volta per accedere alla propria Area Riservata (N.B. deve contenere almeno 9 caratteri fino ad un massimo di 20, deve contenere almeno una lettera maiuscola ed almeno un carattere numerico)
• Ripeti password

Una volta che ciascun campo è stato compilato correttamente basterà cliccare sul pulsante blu "REGISTRA" e quindi comparirà un messaggio di registrazione completata; il sistema ci reindirizzerà automaticamente alla pagina di Login (prima immagine) dove inserire Nome utente e Password, cliccando quindi sul pulsante blu "LOGIN" avremo la seguente schermata:

Nella Home è possibile consultare la lista dei contratti attivo con Nextfuture e la relativa scadenza di ognuno.

Infine per l'approfondimento sulle funzionalità delle voci di menù laterali dell'Area riservata consultare QUESTA guida.

Una volta che abbiamo inviato la nostra fattura elettronica, Extravirgin tramite la ricezione sul nostro server Nextfuture di PEC di conferma, accettazione, scarto, inserirà nella seconda colonna dei documenti un'icona in base ad ogni specifico esito, vedremo in questa guida quali sono.

Clicchiamo su "Documenti" e poi su "Elenca Documenti"

ed avremo una schermata simile:

Partiamo ricordando che ci sono 3 colonne al termine di ogni riga di un documento:

• la prima colonna caratterizzata sempre e solo da un'icona rossa indica che la nostra fattura elettronica è stata correttamente generata;
• la seconda colonna avrà diverse cose in base alla situazione della nostra fattura (ciò che spiegheremo ora);
• la terza colonna avrà un'icona arancione SOLO se essa è stata trasmessa al commercialista

Le icone della colonna degli esiti saranno diverse:

• Un'icona tonda rossa significa che la fattura elettronica è stata consegnata al cliente (sulla suo canale di ricezione prioritario tra pec o sdi);
• Un'icona triangolare gialla indica che la fattura è stata scartata dall'AdE, un nostro operatore vi contatterà per correggere l'errore ricevuto;
• Un'icona tonda arancione indica che la fattura è stata acquisita dall'AdE, ma non è stata consegnata al cliente, pertanto esso la visualizzerà sul proprio cassetto fiscale;
• Un'icona con una mano o con una freccia verde indicano che la fattura è stata trasmessa e/o consegnato al provider di posta elettronica certificata.

L'unico campanello di allarme per le fatture elettroniche è il triangolo giallo, ma non bisogna temere, il servizio di assistenza allo SDI correggerà l'errore.

Qualora non ci fossero ancora gli esiti per le fatture inviate, basterà cliccare sul pulsante "Fatturazione elettronica" e infine cliccare su "Leggi esito fatture trasmesse".