Soggetti

Di seguito verrà indicata la procedura per l'inserimento di un nuovo soggetto che sia cliente, fornitore, agente, sansificio o vettore:

per inserire un nuovo soggetto, bisognerà posizionarsi nell'apposito menù "Soggetti", e cliccare su "Crea un nuovo soggetto", oppure sempre dallo stesso menù, selezionare la voce "Elenco soggetti" ed in basso a sinistra premere il pulsante "Nuovo", si avrà questa schermata:

Questo innovativo modulo di inserimento, permette di poter inserire automaticamente un soggetto che è già conosciuto dal SIAN per qualsiasi attività (anche non legata al registro di carico e scarico degli oli), inserendo semplicemente nel campo di ricerca il codice fiscale o la partita iva dello stesso.

Qualora il soggetto non dovesse essere noto al SIAN, un messaggio di errore avviserà che si dovrà inserire l'anagrafica manualmente.

Per poter inserire manualmente l'anagrafica, come spiegato in video, bisognerà cliccare il tasto "ESC" presente in alto a sinistra sulla propria tastiera, si potranno così poi inserire tutti i campi necessari per il nostro soggetto:

Bisognerà inserire tutti i campi obbligatori, segnalati con un asterisco (*).

Le informazioni che si possono registrare in questa sezione del programma sono le seguenti:

• Ragione Sociale (cognome e nome): la denominazione del soggetto, ragione sociale se si tratta di una azienda, cognome e nome nel caso si tratti di un soggetto privato
• Codice Fiscale: Il codice fiscale del soggetto, qualora si tratti di una società questo può coincidere con la partita iva, in tal caso quest'ultima va riportata anche in questa casella.
• Partita IVA: per soggetti giuridici si tratta della partita iva aziendale.
• Codice R.E.A.: codice identificativo dell'impresa nel Repertorio Economico Amministrativo assegnato dalla Camera di Commercio
• Gruppo Soggetti: testo libero che serve a definire l'appartenenza del soggetto ad un determinato insieme (esempio: Clienti VIP, Clienti esteri, ecc...)
• Codice Interno: un codice libero che serve ad identificare in modo univoco il soggetto all'interno delle anagrafiche del programma
• Codice SIAN: un codice numerico che serve ad identificare univocamente il soggetto nel SIAN, se non viene compilato, viene assegnato in automatico.
• Codice SDI: il codice identificativo del Sistema Di Interscambio dell'agenzia delle entrate, se non viene compilato Extravirgin lo assumerà pari a "0000000" nella creazione dei files XML delle fatture elettroniche

Inoltre ci sono 5 sezioni aggiuntive per ulteriori dati

• Indirizzi: in cui vengono salvati l'indirizzo della sede legale e della destinazione merci.
• Anagrafica: in cui vengono registrate ulteriori informazioni.

In questa sezione, oltre ai dati bancari, è possibile attribuire un soggetto ad una OP (Organizzazione di produttori) tra quelle proposte da Extravirgin nell'apposita casella a discesa. In questo menù a tendina appaiono tutte le anagrafiche per le quale è stata spuntata la casella "Organizzazione di produttori" nella sezione "Altro" che vedremo più avanti.

• Recapiti: in cui vengono registrati i recapiti di contatto principali (numeri di telefono, email, ecc...)

Riguardo l'utilizzo di WhatsApp per inviare messaggi è possibile consultare questa guida.

• Preferenze: in cui possono essere indicate delle informazioni utili a Extravirgin per assegnare ad esempio i prezzi di  molitura, ecc.

• Utilizza prezzi personalizzati: se spuntato consente di utilizzare dei prezzi personalizzati indicati nei pulsanti accanto "Prezzi Acquisto", "Prezzi Vendita" e "Prezzi Molitura".
• Prezzi Acquisto: consente di visualizzare, creare o modificare l'elenco di articoli confezione per i quali Extravirgin utilizza dei prezzi personalizzati per il soggetto al momento dell'acquisto.
• Prezzi Vendita: consente di visualizzare, creare o modificare l'elenco di articoli confezione per i quali Extravirgin utilizza dei prezzi personalizzati per il soggetto al momento della vendita.
• Prezzi Molitura: consente di impostare prezzi personalizzati di molitura (Iva esclusa) per ciascuna Linea di lavorazione.

• Preferenze olio: Se è spuntato "Restituito" Extravirgin considera in maniera predefinita che al momento della molitura conto terzi per il soggetto, l'olio prodotto debba essere restituito al produttore, se invece la spunta è applicata su "Conto Deposito", Extravirgin considera che l'olio prodotto debba essere lasciato in conto deposito per il cliente presso i serbatoi del frantoio.
• Preferenze Olive: Se spuntato "Conto terzi" Extravirgin, al momento della registrazione di una nuova pesata per il soggetto, imposta la maschera di inserimento per accogliere delle olive destinate alla molitura conto terzi, se spuntato "Vendita al frantoio", Extravirgin imposta la maschera di inserimento della pesata per accogliere olive da acquistare, se spuntato "Non specificata" non viene memorizzata alcuna opzione predefinita.
• Articolo olive predefinito: Se viene scelto un articolo olive in particolare, al momento della registrazione di un nuovo carico di olive per il soggetto, la pesata viene già impostata per accogliere una certa quantità di olive aventi le caratteristiche indicate nell'articolo selezionato.
• Fattura a soggetto diverso: Se la casella viene spuntata, Extravirgin richiede di selezionare un soggetto per il quale verranno emessi tutti i documenti riferiti ai carichi delle olive da quel momento in poi.
• Committente diverso: Se la casella viene spuntata, Extravirgin richiede di selezionare un soggetto da assegnare come committente per tutti i carichi di olive da quel momento in poi.
• Pagamento preferito: un testo libero che apparirà in modo predefinito nell'apposita casella "Pagamento" per tutti i documenti del soggetto selezionato.
• Listino vendita: Ogni articolo confezione dispone di un certo numero di listini e ogni listino può avere prezzi diversi. Mediante questa scelta è possibile legare il soggetto ad un certo listino per fare in modo che Extravirgin consideri sempre i prezzi indicati nel listino di riferimento.
• Sconto predefinito vendita: imposta una percentuale predefinita di sconto che verrà applicata in tutte le vendite registrate per il soggetto da quel momento in poi.
• Trasporto: imposta un prezzo predefinito per il trasporto delle olive che Extravirgin considererà in tutti i carichi di olive registrati da quel momento in poi.
• Il soggetto non può emettere fattura: se selezionata viene considerato che il soggetto sia nelle condizioni di essere esentato dall'emissione delle fatture, per cui Extravirgin in questo caso consentirà di generare un'autofattura se il soggetto è dotato di partita iva, o un buono di acquisto nel caso ne sia sprovvisto.
• Il soggetto non può ricevere fattura: se selezionata viene considerato che il soggetto non sia nelle condizioni di ricevere la fattura di molitura.

• Altro: sezione in cui compaiono ulteriori informazioni utili.

• Stampa Privacy: indica la data in cui è stata effettuata l'ultima stampa del modello della privacy. Nelle opzioni è possibile poi impostare l'intervallo minimo di giorni per i quali Extravirgin deve riproporre una nuova stampa, considerando la precedente non più valida.
• Stampa Dich.Olive: indica la data in cui è stata effettuata l'ultima stampa della dichiarazione delle olive (nella quale per esempio l'olivicoltore dichiara il rispetto dei tempi di carenza, l'origine delle olive, ecc.). Nelle opzioni è possibile impostare un numero di giorni oltre il quale Extravirgin considererà non più valida la precedente dichiarazione, proponendone quindi una nuova.
• Assegna ad un agente di riferimento: se spuntata consente di selezionare un agente di riferimento, il quale verrà inserito automaticamente da Extravirgin in tutti i documenti.
• Note: un testo libero allo scopo di mera annotazione.
• Scrivi le note nei documenti emessi: se spuntata questa casella impone a Extravirgin che il testo indicato nella casella precedente sia stampato in tutti i documenti emessi per il soggetto selezionato.
• N.Operatore BIO e N.Certificato/Ente di controllo BIO: in caso il soggetto sia certificato come operatore biologico, in queste caselle vengono registrate le informazioni utili per quanto riguarda l'identificazione come produttore BIO.

Inoltre abbiamo 5 caselle grigie che servono ad assegnare una categoria al soggetto:

• Vettore/Corriere: se spuntata consente a Extravirgin di proporre questo soggetto nella scelta dei vettori nelle finestre di creazione dei documenti.
• Sansificio/acquirente di sansa: se spuntata consente a Extravirgin di proporre questo soggetto per la cessione della sansa a sansificio
• Socio: se spuntata consente di identificare il cliente come un socio, utile come parametro in fase di ricerca soggetti.
• Organizzazione di Produttori: se spuntata consente a Extravirgin di proporre il soggetto come Organizzazione di produttori (OP).
• Agente: se spuntata consente a Extravirgin di proporre il soggetto come Agente nei documenti emessi ed intestati ad altri soggetti.

• Dati Societari: sezione in cui compaiono tutti le informazioni per i soci, come mostrato nell'immagine seguente.

Invece in fondo, in una posizione centrale ci sono due caselle:

• Non valido: si osserva spuntata se il SIAN ha rilevato questa anagrafica come non valida. Va detto che il SIAN periodicamente incrocia i dati con l'anagrafe tributaria ed eventuali CUAA (Codice Unico delle Aziende Agricole) non più validi o non più utilizzabili (ad esempio se riferiti a persone decedute o per le quali il codice fiscale ha subito variazioni) vengono indicati come "NON VALIDI". In questo caso non sarà più possibile eseguire alcuna registrazione per questo soggetto, sarà necessario creare eventualmente una nuova anagrafica, ad esempio con il nuovo codice fiscale.
• Attivo: è la condizione opposta a quella precedente, ovvero il caso in cui l'ultimo incrocio dei dati con l'anagrafe tributaria ha dato esito positivo.

La casella di colore viola "Escludi dall'esportazione" consente di impedire che l'anagrafica di questo soggetto venga trasmessa al SIAN. Questa casella va spuntata solo quando si è certi che il soggetto è già presente sul SIAN con il medesimo codice.

L'icona "Elenco anomalie" indica che per il soggetto esistono alcune condizioni che ne inibiscono il corretto utilizzo nel sistema (ad esempio mancano delle informazioni, o ve ne sono alcune errate). Cliccando sull'immagine Extravirgin mostra l'elenco delle anomalie rilevate. Una nuova anagrafica non ancora salvata presenta sempre questa icona.

GUARDA IL VIDEO DI ESEMPIO DELL'OPERAZIONE INSERITA DA UN NOSTRO OPERATORE:

Valutazione attuale: 5 / 5

I dati catastali sono i dati principali di un immobile. Sono contenuti nella visura catastale, un documento rilasciato dall'Agenzia delle Entrate. I dati della visura di un immobile sono: sezione urbana, foglio, particella, subalterno (ove presente), Comune.

Ogni immobile registrato nel catasto è identificato in modo univoco tramite un codice identificativo, noto come "foglio", che rappresenta una determinata area del territorio. Il foglio contiene informazioni come il numero di particella o subalterno, che individuano l'unità immobiliare all'interno del foglio stesso. I dati catastali includono inoltre le caratteristiche fisiche dell'immobile, come la superficie del terreno.

Extravirgin consente di inserire i propri dati catastali per lo spandimento di acque/sansa, o anche per inserire i propri alberi, vediamo come fare.

Dal menù "Soggetti", selezioniamo la voce "Inserisci dati catastali", si avrà questa schermata:

Bisognerà compilare i campi obbligatori (*), inserendo il lotto identificativo di spandimento (spuntando se necessario il flag sito di spandimento Acqua/Sansa), il produttore proprietario ed il comune del sito.

Altre informazioni dovranno essere compilate per far si che il programma calcoli correttamente la quantità di acque rimanenti, a tal proposito inseriremo la contrada ed i vari fogli con particelle e superficie in mq.

Il foglio, nello specifico, indica la zona di ubicazione del terreno, mentre la particella rappresenta la porzione di terreno.

NB: l'elenco dei lotti, con relativi produttori e quantità totale, sarà consultabile dal menù "Soggetti" alla voce "Visualizza dati catastali".

Spesso si ha la necessità di visualizzare tutte le informazioni relative alle attività di un soggetto.

Extravirgin fornisce queste informazioni mediante una comodissima sezione chiamata "Scheda riepilogativa" alla quale si accede facilmente da qualsiasi elenco in cui appaia il nome del soggetto interessato sottolineato in blu, come nell'esempio successivo.

oppure per potervi accedere bisognerà utilizzare il menù "Soggetti", selezionare la voce "Elenco soggetti" e poi selezionare il soggetto desiderato cliccandoci sopra, si aprirà la seguente schermata:

La prima scheda che visualizziamo sarà quella dei conferimenti, ovvero la lista delle operazioni relative a pesate e moliture del soggetto : in basso possiamo vedere anche dei tasti rapidi che permettono di effettuare inserimenti e modifiche di pesate e moliture, stampa dell'elenco dei conferimenti, creazione di fatture e DDT ed esportazione dell'elenco in pdf ed excel, oltre a una serie di valori di riepilogo.

In prenotazioni possiamo visualizzare, ed eventualmente inserire una nuova prenotazione di molitura, con relativa stampa dell'elenco delle prenotazioni del soggetto selezionato.

In acquisti è possibile visualizzare gli acquisti di olio, olive e sansa del soggetto selezionato, con la possibilità di esportare o salvare l'elenco degli acquisti.

In documenti è possibile invece consultare tutti i documenti emessi e ricevuti dal soggetto, con la possibilità di poterli modificare, eliminare, stampare, esportare e convertire in altre tipologie di documenti.

In pagamenti sarà possibile visualizzare tutte le operazioni con relativi documenti che entreranno a far parte della prima nota relativa al soggetto.

La voce registro contiene tutte le operazioni con relativi codici che verranno effettuate dal soggetto e che poi successivamente saranno trasmesse al portale SIAN, esse potranno essere modificate dalla medesima schermata.

In Olive-Olio è possibile consultare le movimentazioni di olio, olive ed olio in conto deposito ove è possibile acquistare olio in conto deposito, restituire olio in conto deposito, restituire olio confezionato.

In cassoni c'è la possibilità di vedere i cassoni del soggetto impegnati in pesate oppure creare un nuovo prestito di cassoni sempre dalla medesima schermata.

A destra c'è il pulsante "Estratto Conto" mediante il quale è possibile istantaneamente visualizzare la situazione contabile del soggetto. L'importo della situazione economica, se ha sfondo verde, significa che il dato è a nostro credito, dunque si tratta di una somma che il frantoio deve AVERE dal soggetto. Viceversa, se il valore ha sfondo rosso, si tratta di una somma in debito, quindi che il frantoio deve pagare al soggetto.

L'estratto conto appare come nella figura successiva, le cui colonne corrispondono a:

Data: la data del movimento contabile, ovvero del pagamento o dell'incasso.

Descrizione: la descrizione del movimento come indicata nella maschera di inserimento del pagamento o dell'incasso (per maggiori dettagli consultare l'apposita guida)

PAG/DOC indicano rispettivamente se la riga dell'elenco scaturisce dalla registrazione di un pagamento (o incasso) oppure se è riferita all'emissione di un documento fiscale.

Importo: è il valore del movimento contabile.

Saldo: si tratta del saldo progressivo del cliente immediatamente dopo l'operazione contabile indicata per quella riga.

 Per maggiori informazioni consultare l'apposita guida sull'estratto conto di un soggetto.

In Extravirgin è possibile impostare prezzi personalizzati (Prezzi di acquisto, prezzi di vendita e prezzi molitura) per ogni singolo soggetto. Vediamo come fare:

Dall'elenco dei soggetti, selezionare il soggetto desiderato con un doppio click su di esso. Una volta aperto, possiamo cliccare sulla scheda "Preferenze", come da foto:

Come prima operazione, bisognerà spuntare il flag "Utilizza prezzi personalizzati", come da foto. (I prezzi personalizzati avranno effetto dalle successive pesate/moliture, acquisto/vendita olive).

Possiamo impostare una tipologia di pagamento preferito dalla voce "Pagamento preferito", oppure, impostare uno tra i vari listini disponibili. Per i listini A,B,C,D,E è necessario compilare i campi "listino" degli articoli magazzino.

NB: i prezzi da inserire sono in rapporto €/Kg 

Possiamo cliccare su uno dei tre pulsanti tra "Prezzi acquisto", "Prezzi vendita" e "Prezzi molitura" e poi inserire i prezzi desiderati nelle apposite caselle, come riportato in foto. I prezzi indicati verranno utilizzati quando si effettuerà l'operazione collegata. Una volta completate le modifiche cliccare sul pulsante "Salva".