Extravirgin, in versione PRO e CONF, offre la possibilità di gestire la sezione dei confezionamenti, mediante la presenza dei menù Magazzino e Confezionamento. Ora vedremo come confezionare una quantità di olio in conto terzi, ovvero il caso in cui il frantoio metta a disposizione di un soggetto terzo il proprio impianto di confezionamento per confezionare dell'olio di proprietà del cliente/committente in questione. Tale olio è stato precedentemente caricato nel serbatoio del frantoio come olio in conto deposito.
La condizione indispensabile per procedere con questa operazione è che nel serbatoio sia presente dell'olio in Conto Deposito (CD) del committente, in caso contrario va eseguito un apposito carico il quale va registrato anche se fisicamente l'olio non transita nel serbatoio. Purtroppo il sistema SIAN obbliga ad eseguire il confezionamento prelevando l'olio da un serbatoio, dunque devono essere presenti per il serbatoio degli appositi movimenti di carico olio conto deposito, individuati da movimenti con codice T4 (olio derivante da molitura presso lo stesso frantoio) o T5 (olio non derivante da molitura presso lo stesso frantoio). In caso non vi sia olio conto deposito sufficiente sarà necessario registrare un apposito carico seguendo questa procedura.
L'olio viene confezionato in articoli (bottiglie o lattine) che possono essere di proprietà dello stesso cliente/committente o in alternativa messi a disposizione (dunque venduti) dal frantoio stesso. In caso si desideri confezionare l'olio in contenitori forniti dal committente NON è necessario specificarlo nel confezionamento (salvo che si tratti di olio DOP/IGP), ma basta indicare il quantitativo totale di olio confezionato.
Nel caso in cui il confezionamento avvenga con articoli del frantoio, dobbiamo essere certi che le anagrafiche di questi ultimi siano correttamente presenti in Extravirgin. In alternativa dobbiamo creare gli articoli confezione che dovranno essere utilizzati per il confezionamento, che siano bottiglie, lattine o altro. Si può seguire questa guida per vedere come crearli.
Per poter effettuare il confezionamento conto terzi, andiamo nell'apposito menù "Confezionamento" e selezioniamo la voce "Nuovo confezionamento"
avremo questa schermata:
NB: possiamo inserire anche più di un articolo per il nostro confezionamento, ogni articolo verrà inserito in una delle righe disponibili a meno che non si tratti di olio DOP/IGP per il quale non è consentito dal SIAN indicare più di un articolo per ogni confezionamento.
N.B. qualora non sia visibile il menù "Confezionamento" significa che siete in possesso di una versione di Extravirgin che non prevede la funzione di confezionamento / imbottigliamento, in questo caso contattateci per conoscere le modalità di upgrade utili a dotarsi di Extravirgin in versione PRO.
Extravirgin propone di default la data odierna (può essere liberamente modificata all'occorrenza), dovremo selezionare la cisterna dalla quale verrà scaricato l'olio, in automatico Extravirgin mostrerà le caratteristiche dell'olio presente nel serbatoio scelto alla data indicata. Nell'immagine esemplificativa si tratta di olio Extravergine (EV), di origine Italia (ITA), Estratto a freddo (EF), Biologico (BIO).
Si può notare alla destra della casella di scelta della cisterna, che Extravirgin indica la quantità massima di olio che è possibile scaricare, ovvero il contenuto del serbatoio alla data indicata.
N.B. Qualora il contenuto non sia sufficiente al confezionamento desiderato, va ripetuta l'operazione da più serbatoi.
Trattandosi di confezionamento conto terzi, spunteremo il flag "Confezionamento conto terzi" e dalla voce accanto selezioneremo il soggetto per il quale confezioneremo olio.
Se la cisterna da cui preleviamo l'olio da imbottigliare contiene olio DOP/IGP certificato, Extravirgin, se necessario, richiede la compilazione di alcune informazioni aggiuntive come annata e collarini, i quali sono dei dispositivi contrassegnati che vengono consegnati dall'ente certificatore DOP/IGP. Ognuno di questi collarini ha un numero, è necessario indicare la serie di collarini utilizzata, dunque il numero del primo collarino ed il numero dell'ultimo. Ad esempio se vengono imbottigliate 10 bottiglie, potrebbero essere indicati i collarini dal 33 al 42.
E' presente un campo "Lotto olio sfuso" il quale è un'informazione opzionale al solo scopo di annotazione, dunque non viene trasmessa al SIAN in quanto non richiesta.
Dobbiamo poi, nell'apposito campo campo "Lotto olio confez.", codificare il lotto di olio confezionato prodotto da questa operazione. Extravirgin richiede che non sia possibile avere un lotto costituito da oli con caratteristiche differenti.
Quanto a questo codice lotto, non esistono regole specifiche, tuttavia la linea guida da seguire è quella che permette di avere un lotto diverso per ogni confezionamento, agendo sul pulsante "Genera Lotto"
è possibile lasciare che Extravirgin assegni in maniera automatica un codice univoco al lotto che ci apprestiamo a confezionare. E' possibile utilizzare diverse logiche di assegnazione e di calcolo del codice lotto, le quali possono essere impostate in "Opzioni" ---> "Impianto".
Accanto al pulsante "Genera Lotto" possiamo notare un altro pulsante di dimensioni inferiori, che riporta il simbolo di una freccia verde,
agendo su di esso è possibile richiamare l'ultimo codice lotto utilizzato, ovvero lo stesso codice lotto utilizzato nell'ultimo confezionamento registrato. E' tuttavia sconsigliato utilizzare questa funzionalità se non in casi veramente particolari, in quanto come già evidenziato, è importante assegnare un lotto diverso ad ogni confezionamento.
Extravirgin mette a disposizione un apposito campo dedicato alle annotazioni (informazione che viene poi trasmessa al SIAN) e un numero progressivo che identifica univocamente il confezionamento, quest'ultimo invece è a solo scopo organizzativo interno e non viene trasmesso al SIAN.
Come già evidenziato, il confezionamento è l'operazione con la quale l'olio contenuto in una cisterna viene imbottigliato in contenitori specifici (di solito bottiglie o lattine), i quali sono oggetti che devono essere correttamente codificati in quanto sono elementi che costituiscono il magazzino del frantoio chiamati "articoli".
Qualora non abbiate registrato nessun articolo nel magazzino di Extravirgin è necessario procedere seguendo le istruzioni indicate in questa guida.
E' bene ricordare che il confezionamento può essere riferito ad articoli etichettati (ovvero articoli finiti già pronti per essere venduti al consumatore) oppure ad articoli per i quali è prevista un'etichettatura successiva (si tratta in definitiva del caso in cui il frantoio confezioni contenitori ai quali verrà affissa un'etichetta in un momento successivo, registrando un'apposita operazione di registro descritta in questa guida). Dunque per eseguire un confezionamento senza etichettatura, va selezionato un articolo per il quale nell'apposita anagrafica sia stato spuntato il flag "Non etichettato".
Troviamo un'apposita sezione dove vanno indicati gli articoli nei quali viene imbottigliato l'olio, ogni riga corrisponde ad un diverso articolo.
Nella prima colonna vanno indicati il numero di pezzi utilizzati. Nella seconda colonna va scelto l'articolo selezionandolo per codice, in alternativa, l'articolo può essere selezionato a partire dalla sua descrizione agendo sulla terza colonna.
N.B. Extravirgin permette la scelta tra i soli articoli coerenti con l'olio che ci si appresta a confezionare, dunque ad esempio se vogliamo confezionare olio BIO, non potremo scegliere articoli destinati ad olio convenzionale e viceversa.
N.B. Extravirgin consente di indicare un solo articolo per confezionamento nel caso in cui si stia movimentando olio DOP/IGP.
Nella colonna "ET" appare una spunta verde in corrispondenza di una riga per la quale è stato selezionato un articolo etichettato, in caso contrario resta vuota, dunque di colore bianco.
Le colonne KG(Tot) e Lt(Tot) riportano il quantitativo di olio che si sta confezionando e viene calcolato moltiplicando il numero di pezzi per la capacità dell'articolo selezionato.
A destra possiamo notare la presenza di altre due colonne:
Le quali indicano rispettivamente:
Max: Il numero massimo di pezzi confezionabili per l'articolo scelto.
Art Max: Il codice dell'articolo che determina l'impossibilità di indicare un numero di pezzi superiore. Tenuto presente che l'articolo selezionato potrebbe essere composto da diversi componenti (ad esempio bottiglia, tappo, etichetta, cartone, ecc...), questo valore indica quale articolo limita il confezionamento in quanto non disponibile in quantità sufficiente, ad esempio se in magazzino abbiamo mille bottiglie e 300 tappi, Extravirgin mostrerà che il numero massimo di pezzi confezionabili è 300 e che l'articolo che ne determina il minimo è il tappo.
Extravirgin monitora costantemente se i dati inseriti sono coerenti e mostra in basso l'esito del controllo effettuato.
E' possibile completare la registrazione dell'imbottigliamento solo se appare in basso la barra verde con il messaggio "Nessun problema rilevato", in caso contrario la barra sarà rossa o arancione e verrà indicato il motivo dell'impossibilità di portare a termine la registrazione.
Una volta compilati tutti i campi possiamo cliccare il tasto "Salva"
e avremo registrato correttamente il nostro confezionamento.
L'operazione appena registrata è visibile nell'elenco dei movimenti del serbatoio da cui è stato scaricato l'olio sfuso, oppure dai movimenti del lotto confezionato indicato, oppure ancora dall'elenco dei confezionamenti a cui si accede dal menù confezionamento, scegliendo la voce di menù "Elenca confezionamenti".
Il software permette anche di confezionare l'olio aromatizzato, ma prima occorre seguire alcuni semplici passaggi consultabili in questo articolo.
N.B non è prevista l'indicazione di perdite di olio sfuso in questa operazione, in caso si renda necessario, utilizzare l'apposito movimento cali di peso/perdite da registrare con operazione successiva indipendente.
Successivamente comparirà il tasto "Crea Documento", con la quale potremo creare un DDT o una Fattura per la restituzione dell'olio conto terzi appena confezionato, tramite questa guida.
PROBLEMI COMUNI:
- Non è possibile scegliere nessun articolo, oppure gli articoli nei quali intendo confezionare l'olio non appaiono nell'elenco della scelta degli articoli:
Possibile causa: Non sono presenti anagrafiche di articoli di magazzino con caratteristiche compatibili con l'olio presente nel serbatoio da cui si sta prelevando olio.
Soluzione: Verificare nell'elenco articoli se l'articolo che si intende confezionare ha le caratteristiche compatibili con quelle dell'olio nel serbatoio (flag confezione, origine, origine specifica se richiesta, categoria, flag bio, estrazione a freddo, ecc...).
- Posso indicare un solo articolo, mentre ne intendo confezionare diversi tipi.
Possibile causa: Extravirgin permette l'indicazione di un solo articolo contenitore solo nel caso di confezionamento di olio DOP/IGP.
Soluzione: Eseguire tanti confezionamenti quanti sono le tipologie di articoli da riempire.
- Viene mostrato l'avviso "Quantità Conto terzi non presente nel serbatoio" e non è possibile proseguire con il salvataggio del confezionamento.
Possibile causa: La quantità di olio di terzi contenuta nel serbatoio alla data dell'operazione di confezionamento non è sufficiente.
Soluzione: Verificare che effettivamente l'olio contenuto nel serbatoio non sia stato caricato come olio proprio o ad altro soggetto terzo, in caso contrario verificare che la giacenza totale del serbatoio sia comunque sufficiente all'operazione nella data indicata.
- Viene mostrato l'avviso: "Giacenza multipla nel serbatoio indicato" e non è possibile proseguire con il salvataggio del confezionamento.
Possibile causa: Il serbatoio contiene simultaneamente oli con diverse caratteristiche.
Soluzione: Visualizzare l'elenco dei movimenti del serbatoio da cui si intende scaricare l'olio da confezionare, sarà presente una riga colorata di rosa/rosso che evidenzierà il movimento che produce la giacenza multipla. Agendo e correggendo il movimento evidenziato si risolverà l'anomalia e sarà possibile, ripetendo il confezionamento, portarlo a termine senza difficoltà.