Inserire un nuovo soggetto (cliente, fornitore, sansificio)

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Procedimento per l'inserimento di un nuovo soggetto, cliente, fornitore, sansificio o vettore:

per inserire un nuovo soggetto, bisognerà posizionarsi nell'apposito menù "Soggetti", e cliccare su "Crea un nuovo soggetto", oppure sempre dallo stesso menù, selezionare la voce "Elenco soggetti" ed in basso a sinistra premere il pulsante "Nuovo", si avrà questa schermata:

Questo innovativo modulo di inserimento, permette di poter inserire automaticamente un soggetto che è già conosciuto dal SIAN per qualsiasi attività (anche non legata al registro di carico e scarico degli oli), inserendo semplicemente nel campo di ricerca il codice fiscale o la partita iva dello stesso.

Qualora il soggetto non dovesse esserenoto al SIAN, un messaggio di errore avviserà che si dovrà inserire l'anagrafica manualmente.

 

Per poter inserire manualmente l'anagrafica, come spiegato in video, bisognerà cliccare il tasto "ESC" presente in alto a sinistra sulla propria tastiera, si potranno così poi inserire tutti i campi necessario per il nostro soggetto:

Bisognerà inserire tutti i campi obbligatori, segnalati con un asterisco (*).

Le informazioni che si possono registrare in questa sezione del programma sono le seguenti:

  • Ragione Sociale (cognome e nome): la denominazione del soggetto, ragione sociale se si tratta di una azienda, cognome e nome nel caso si tratti di un soggetto privato
  • Codice Fiscale: Il codice fiscale del soggetto, qualora si tratti di una società questo può coincidere con la partita iva, in tal caso quest'ultima va riportata anche in questa casella.
  • Partita IVA: per soggetti giuridici si tratta della partita iva aziendale.
  • Codice R.E.A.: codice identificativo dell'impresa nel Repertorio Economico Amministrativo assegnato dalla Camera di Commercio
  • Gruppo Soggetti: testo libero che serve a defnire l'appartenenza del soggetto ad un determinato insieme (esempio: Clienti VIP, ecc)
  • Codice Interno: un codice libero che serve ad identificare in modo univoco il soggetto all'interno deelle anagrafiche del programma
  • Codice SIAN: un codice numerico che serve ad identificare univocamente il soggetto nel SIAN, se non viene compilato, viene assegnato in automatico.
  • Codice SDI: il codice identificativo del canale di trasmissione del Sistema Di Interscambio dell'agenzia delle entrate, se non viene compilato Extravirgin lo assumerà pari a "0000000" nella creazione dei files XML delle fatture elettroniche

Inoltre ci sono 5 sezioni aggiuntive per ulteriori dati

  • Indirizzi: in cui vengono salvati l'indirizzo della sede legale e della desinazione merci.
  • Anagrafica: in cui vengono registrate ulteriori informazioni

in questa sezione è possibile attribuire un soggetto ad una OP (Organizzazione di produttori) tra quelle proposte da Extravirgin nell'apposita casella a discesa. In questa casella appaiono tutte le anagrafche per le quale è stata spuntata la casella OP in basso

  • Recapiti: in cui vengono registrati i recapiti di contatto principali (numeri di telefono, email, ecc)

Extravirgin dispone di una funzionalità per l'invio di SMS (per maggiori informazioni contattare Nextfuture). L'ultima casella accoglie proprio il numero di cellulare predefinito a cui vanno indirizzati i messaggi SMS, una volta che la funzionalità è attiva e il credito SMS è sufficiente.

  • Preferenze: in cui possono essere indicate delle informazioni utili a Extravirgin per assegnare ad esempio i prezzi di  molitura, ecc.

  • Utilizza prezzi personalizzati: consente di utilizzare un elenco di articoli per i quali Extravirgin deve considerare dei prezzi personalizzati
  • Prezzi Acquisto: consente di visualizzare, creare o modificare l'elenco di articoli per i quali Extravirgin utilizza dei prezzi personalizzati per il soggetto al momento dell'acquisto
  • Prezzi Vendita: consente di visualizzare, creare o modificare l'elenco di articoli per i quali Extravirgin utilizza dei prezzi personalizzati per il soggetto al momento della vendita
  • Preferenze olio: Se è spuntato "Restituito" Extravirgin considera in maniera predefinita che al momento della molitura conto terzi per il soggetto, l'olio prodotto debba essere restituito al produttore, se invece la spunta è applicata su "Conto Deposito", Extravirgin considera che l'olio prodotto debba essere preso in conto deposito e stoccato persso serbatoi del frantoio.
  • Preferenze Olive: Se spuntato "Conto terzi"Extravirgin, al momento della registrazione di una nuova pesata per il soggetto, imposta la maschera di inserimento per accogliere delle olive destinate alla molitura conto terzi, se spuntato "Vendita al frantoio", Extravirgin imposta la maschera di inserimento della pesata per accogliere olive da acquistare, Se spuntato "Non specificata" viene lasciata libertà all'utilizzatore di scegliere al momento l'opzione più opportuna.
  • Articolo predefinito: Se viene scelto un articolo in particolare, al momento della registrazione di un nuovo carico di olive per il soggetto, la pesata viene già impostata per accogliere una certa quantità di olive aventi le caratteristiche indicate nell'articolo selezionato.
  • Fattura a soggetto diverso: Se la casella viene spuntata, Extravirgin richiede di selezionare un soggetto per il quale verranno emessi tutti i documenti riferiti ai carichi delle olive da quel momento in poi
  • Committente diverso: Se la casella viene spuntata, Extravirgin richiede di selezionare un soggetto da assegnare come committente per tutti i carichi di olive da quel momento in poi
  • Pagamento preferito: un testo libero che apparirà in modo predefinito nell'apposita casella "pagamento" per il soggetto selezionato.
  • Listino vendita: Ogni articolo dispone di un certo numero di listini (fino a 5). Ogni listino può avere prezzi diversi. Mediante questa scelta è possibile legare il soggetto ad un certo listino per fare in modo che Extravirgin consideri sempre i prezzi indicati nel listino di riferimento.
  • Sconto predefinito vendita: imposta una percentuale predefinita di sconto che verrà applicata in tutte le vendite registrate per il soggetto da quel momento in poi
  • Trasporto: imposta un prezzo predefinito per il trasporto delle olive che Extravirgin considererà in tutti i carichi di olive registrati da quel momento in poi.
  • Il soggetto non può emettere fattura: se selezionata viene considerato che il soggetto sia nelle condizioni di essere esentato dall'emissione delle fatture, per cui iExtravirgin in questo caso consentirà di generare un'autofattura se il soggetto è dotato di partita iva, o un buono di acquisto nel caso ne sia sprovvisto.
  • Altro: sezione in cui compaiono ulteriori informazioni utili.

  • Stampa Privacy: indica la data in cui è stata effettuata l'ultima stampa del modello della privacy, nelle opzioni è possibile poi impostare l'intervallo minimo di giorni per i quali Extravirgin deve riproporre una nuova stampa considerando la precedente non più valida.
  • Stampa Dich.Olive: indica la data in cui è stata effettuata l'ultima stampa della dichiarazione delle olive (nella quale per esempio l'olivicoltore dichiara il rispetto dei tempi di carenza, l'origine delle olive, ecc.). Nelle opzioni è possibile impostare un numero di giorni oltre il quale Extravirgin considererà non più valida la precedente dichiarazione propronendone una nuova.
  • Note: un testo libero allo scopo di mera annotazione.
  • Scrivi le note nei documenti emessi: se spuntata questa casella impone a Extravirgin che il testo indicato nella casella precedente sia stampato in tutti i documenti emessi per il soggetto selezionato.
  • N.Operatore BIO e N.Certiciato/Ente di contrallo BIO: in caso il soggetto sia cerificato come operatore BIO, in queste caselle vengono registrate le informazioni utili per quanto riguarda l'identificazione come produttore BIO.

In fondo alla finestra si trovano 4 caselle grigie che servono ad assegnare una categoria al soggetto:

  • Vettore: se spuntata consente a Extravirgin di proporre questo soggetto nella scelta dei vettori nelle finestre di creazione dei documenti.
  • Sansificio: se spuntata consente a Extravirgin di proporre questo soggetto per la cessione della sansa a sansificio
  • Socio: consente di avere un parametro di ricerca dei soggetti per i quali è spuntata o meno questo valore
  • OP: se spuntata consente a Extravirgin di proporre il soggetto come Organizzazione di produttori.

Sempre in fondo, in una posizione centrale ci sono due caselle grigie:

  • Non valido: si oserva spuntata se il SIAN ha silevato questa anagrafica come non valida. Va detto che il SIAN periodicamente incrocia i dati con l'angrafe tributaria e d eventuali Cuaa non più validi o non più utilizzabili (ad esempio se riferiti a persone decedute o per le quali il codice fiscale ha subito variazioni) vengono indicati come "NON VALIDI". In questo caso non sarà più possibile eseguire alcuna registrazione per questo soggetto, sarà necessario creare eventualmente una nuova anagrafica, ad esempio con il nuovo codice fiscale.
  • Attivo: è la condizione opposta a quella precedente, ovvero il caso in cui l'ultimo incrocio dei dati con l'anagrafe tributaria ha dato esito positivo.

La casella di colore viola Escludi dall'esporatzione" consente di impedire che l'anagrafcia di questo soggetto venga trasmessa al SIAN. L'unico caso in cui questa casella va spuntata è il caso in cui si è certi che questo soggetto, con il medesimo codice SIAN, sia già presente sul SIAN.

L'icona "Elenco anomalie" indica che per il soggetto esistono alcune condizioni che ne inibiscono il corretto utilizzo nel sistema (ad esempio mancano delle informazioni, o ve ne sono alcune errate). Cliccando sull'immagine Extravirgin mostra le'elenco delle anomalie rilevate. Una nuova anagrafica non ancora salvata presenta sempre questa icona.

 

 

GUARDA IL VIDEO DI ESEMPIO DELL'OPERAZIONE INSERITA DA UN NOSTRO OPERATORE:

 

 

Esportazione manuale dei soggetti al SIAN

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Nel corso dell'utilizzo del software ci potremo trovare in situazioni di mancanza di collegamento tra il server ed il SIAN, per cui in difficoltà con l'inviare i dati al portale, questa guida spiega come esportare manualmente le anagrafiche da caricare sul proprio portale SIAN manualmente, tramite la pagina di upload.

N.B. E' importantissimo prima creare il file di Esportazione di registro di carico e scarico!!

Andiamo dal menù "Soggetti", selezioniamo la voce "Elenco soggetti" ed avremo la schermata con tutti i nostri soggetti.

In basso, possiamo trovare il tasto "Esporta/Importa", bisognerà cliccarlo e selezionare la voce "Esporta per SIAN", come da foto:

Dopo aver cliccato su "Nuova Esportazione, dobbiamo OBBLIGATORIAMENTE selezionare la seconda voce, "Processa tutti i soggetti presenti nell'ultima esportazione del registro e mai esportati prima".

Extravirgin allora ci restituirà un messaggio di conferma, indicandoci quanti soggetti sono state processati

Una volta cliccato su "OK", ci troveremo di fronte questa nuova schermata:

Dopo aver selezionato una delle due opzioni, quindi, avremo questa schermata "Esportazione Soggetti", con il file di testo "ANAGFCTO.txt" pronto per essere caricato sul portale SIAN.

N.B. Sul portale SIAN vanno caricati nell'ordine prima l'eventuale file delle nuove cisterne, poi il file delle anagrafiche soggetti e successivamente quello delle operazioni!!

Per accedere al file ANAGFCTO.txt bisognerà cliccare su di esso ed automaticamente si aprirà la cartella contenente lo stesso, altrimenti, se non si riesce a cliccare, il file si può trovare in questo percorso -> C:/Extravirgin7/EsportazioneSoggetti

 

 

Elenco dei soggetti

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Nel nostro software vi è la possibilità di visualizzare tutte le anagrafiche, inserite o importate, in un'area apposita e ricca di opzioni. Andiamo a vedere nel dettaglio la sezione "Elenco soggetti":

Andando nella parte alta di Extravirgin clicchiamo in un primo momento su "Soggetti" e successivamente su "Elenco soggetti". Una volta eseguita questa operazione troveremo elencate tutte le anagrafiche dei nostri soggetti, clienti e fornitori.

 

Sulla sinistra del nostro elenco, troveremo anche tre icone che stanno ad indicare le seguenti categorie di soggetti:

- Icona Verde: indica i vettori

- Icona Gialla: sta ad indicare un sansificio, destinatario sansa, azienda biogas

- Icona Blu e Bianca: rappresenta un socio

 

Nella parte destra invece troviamo altre spunte che fanno riferimento allo stato del soggetto, partendo da sinistra vediamo insieme il loro significato:

- Icona Rossa: soggetto escluso dall'invio al SIAN

- Icona Smile: soggetto presente correttamente sul portale SIAN

- Icona Pericolo: soggetto non utilizzabile (può risultare con questa icona quando sono presenti errori anagrafici)

- Icona Spunta Rossa: soggetto escluso

 

Spostandoci nella parte in basso a sinistra dell'elenco soggetti, troveremo altri pulsanti che ora andremo ad analizzare:

- Tasto "Nuovo": aprirà il form per l'inserimento di una nuova anagrafica soggetti. 

 

- Tasto "Stampa": consente di stampare tutti i moduli presenti nel menù

 

- Tasto "Cerca": possibilità di ricercare un soggetto presente in anagrafica utilizzando svariati criteri di ricerca

 

- Tasto "Modifica": consente di escludere o inviare un'anagrafica al SIAN, di modificare i prezzi personalizzati di uno o più soggetti e di modificare la scheda anagrafica di un singolo soggetto

 

- Tasto "Dettaglio": selezionando nell'elenco un'anagrafica e cliccando sul tasto "Dettaglio" si aprirà la scheda riepilogativa del soggetto selezionato

 

 - Tasto "Esporta/Importa": consente di esportare l'intero elenco delle anagrafiche, o se si effettua una ricerca di esportare solo i risultati visualizzati in elenco, in vari formati

 

- Tasto "Selezione": permette di selezionare o deselezionare tutte le anagrafiche visualizzate in elenco

 

- Tasto "Verifica": verifica la corretta presenza dell' anagrafica sul portale del SIAN

 

Infine, sempre nella parte inferiore dell'elenco possiamo notare altri due tasti, che indicano rispettivamente i soggetti in cui sono presenti errori anagrafici e che non sono ancora stati inviati al SIAN

Inserire dati catastali

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Extravirgin consente di inserire i propri dati catastali per lo spandimento di acque/sansa, o anche per inserire i propri alberi, vediamo come fare.

Dal menù "Soggetti", selezioniamo la voce "Inserisci dati catastali", si avrà questa schermata:

 

Bisognerà compilare i campi obbligatori (*), inserendo il lotto identificativo di spandimento (Spuntando il flag sito di spandimento Acqua/Sansa), il produttore (che avremo inserito come nuovo soggetto), il comune del sito.

Altre informazioni accessorie dovranno essere compilate per far si che il programma calcoli correttamente le quantità di acqua rimanenti, a tal proposito inseriremo la contrada ed i vari fogli con particelle e superficie in mq.

Fatto ciò procederemo con il tasto salva.

NB: l'elenco dei lotti, con relativi produttori, quantità, sarà consultabile dal menù "Soggetti", alla voce "Visualizza dati catastali".

 

 

Impostare prezzi personalizzati per un soggetto

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In Extravirgin c'è la possibilità di poter impostare prezzi personalizzati (Prezzi di acquisto, prezzi di vendita e prezzi molitura) per ogni singolo soggetto, vediamo come fare.

Dall'elenco dei soggetti, selezionare il soggetto desiderato e con un doppio click su di esso. Una volta aperto ,possiamo dirigerci vero la scheda "Preferenze", come da foto:

 

Come prima operazione, bisognerà spuntare il flag "Utilizza prezzi personalizzati", come da foto. (I prezzi personalizzati avranno effetto dalle successive pesate/moliture, acquisto/vendita olive).

Possiamo impostare una tipologia di pagamento preferito dalla voce "Pagamento preferito", oppure, impostare uno tra i vari listini disponibili. Per i listini A,B,C,D,E è necessari ocompilare i campi "listino" degli articoli magazzino.

NB: i prezzi da inserire sono in rapporto €/Kg 

Inserire i prezzi desiderati nelle apposite caselle, come riportato in foto (esempio prezzi molitura), essi verranno utilizzati quando si effettuerà una pesata, una molitura (linea 1 o linea 2), un trasporto, una vendita ed un'acquisto di olive.

Troveremo inoltre altre impostazioni, possiamo impostare la preferenza dell'olio risultante dalla molitura del soggetto, restituito immediatamente oppure in conto deposito all'interno di una propria cisterna.

Possiamo anche impostare la preferenza delle olive pesate per il determinato soggetto, conto terzi, vendute direttamente al frantoio o non specificate.

 

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